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LAS MEJORES
RECOMENDACIONES PARA SOBREVIVIR EN MOMENTOS DE
CRISIS
 Las empresas, principalmente
las pequeñas y medianas, están enfrentando
grandes dificultades debido a las elevadas tasas
de interés, a la reducción del nivel de
actividad de la economía y al aumento de la
competencia en el mercado.
En esa perspectiva, esta
crónica presenta una serie de recomendaciones
orientadas a que las industrias enfrenten de forma
más adecuada este período de dificultades,
haciéndolas más fuertes para actuar en un
mercado cada vez más competitivo.
Las recomendaciones se dividen
en cuatro áreas principales:
-
Dar prioridad a la gestión
financiera.
-
Aumentar la productividad
con reducción de costos.
-
Perfeccionar la política
de ventas y marketing.
-
Invertir en calidad y
tecnología.
Lo importante es que el
empresario no se deje vencer por la presión y
tome decisiones apresuradas o basadas en
información insuficiente. El momento podrá ser
un fuerte estímulo para modificar prácticas
inadecuadas e incluir nuevos procedimientos que
hagan a la empresa más eficiente y competitiva.
PRIORIZAR LA GESTIÓN
FINANCIERA
El objeto es hacer que la
empresa busque equilibrar la ecuación básica de
activos y pasivos más líquidos o de corto plazo,
a saber:
Al administrar eficientemente
cada uno de los componentes mencionados y al mismo
tiempo, obtener el calce del conjunto de derechos
y obligaciones, la empresa podrá verse menos
afectada por los elevados costos de intereses
financieros.
Minimizar Stock de Materias
Primas. Ello se consigue a través de la
mejora significativa de las proyecciones y
programación de la producción y de las ventas.
Otro factor importante es estrechar la relación
con los proveedores, con el objeto de conseguir
los despachos de materia prima en intervalos y
lotes menores, buscando aplicar el concepto de
"Just in Time", es decir, que los
abastecimientos lleguen a la empresa lo más
próximo posible al momento en que serán
utilizados en la producción. Una stock más
elevado sólo debería tenerse en ítems
estratégicos, de difícil adquisición o que
dependan de una entrega con demoras.
Reducir Existencias de
Productos Terminados. En primer lugar, se
reducen las existencias mejorando las proyecciones
de colocación de productos en el mercado. En
momentos de dificultad, es preferible ser
conservador y subestimar las ventas, que cargar
con existencias con elevado costo financiero. En
segundo lugar, se recomienda ofrecer descuentos
para hacer las ventas más atractivas. En muchas
ocasiones los descuentos pueden ser más rentables
que el costo de mantener las existencias de
productos terminados. Preocúpese por conocer sus
costos de almacenamiento y el costo financiero de
contar con una menor liquidez en el presente.
Administrar Adecuadamente
Cuentas por Cobrar. La empresa deberá ser muy
rigurosa con el tratamiento de las cuentas por
cobrar a sus clientes, ejerciendo una rígida
supervisión de las cobranzas de las ventas
realizadas a plazo. Con aquellos clientes que
tengan dificultades para cumplir sus compromisos,
se sugiere una acción más directa y constante.
Por su parte, con aquellos que tengan recursos
financieros disponibles y estén dispuestos a
efectuar sus pagos anticipadamente, es
recomendable estudiar la posibilidad de ofrecer
algún descuento que sea superior a la tasa de
colocación en bancos.
Optimizar Caja y Bancos. El
cuidado de los recursos disponibles y colocados en
entidades financieras es vital. Debe conocer cual
es la mejor tasa para colocación y evitar
mantener recursos depositados en caja, como suele
ocurrir con algunos pagos de clientes, de los
cuales la empresa no toma conocimiento en el mismo
día en que son pagados. En segundo lugar, no
siempre las colocaciones financieras son la forma
más rentable. Anticipar pagos a proveedores o
compras de materias primas, puede generar
descuentos superiores a las tasas del sistema
financiero.
Prescindir de Activos no
Productivos. No es raro encontrar empresas que
poseen máquinas, equipamientos e inmuebles que no
están siendo utilizados en el proceso productivo.
Si la empresa no tiene una destino previsto para
estos activos en el corto y mediano plazo, la
mejor medida es venderlos o arrendarlos, generando
ingresos. Este procedimiento, inclusive podrá
significar reducción de costos por mantención,
vigilancia y seguros.
Negociar Deudas con Proveedores.
La empresa debe estar alerta de sus deudas con
proveedores. En especial, debe entrar en contacto
con ellos en el momento que prevé que tendrá
dificultades para cumplir los plazos de pagos,
para renegociar sus deudas antes de los
vencimientos. Cuando los compromisos de pago
están vencidos, disminuye ostensiblemente la
capacidad negociadora, de ahí la importancia de
hacerlo con anticipación, ya que los costos
financieros por atraso de pagos son siempre más
elevados.
Disminuir Préstamos Bancarios.
Con elevadas tasas de interés, es mejor evitar al
máximo posible tomar nuevos préstamos. Por otra
parte, también se dificulta el proceso de
renegociación de las deudas debido al aumento de
la selección y al mayor rigor de los bancos. Por
eso, se vuelve más importante adoptar medidas que
reduzcan la necesidad de capital de trabajo. Ello
pasa por la disminución de los tiempos de las
existencias de materias primas y de productos
terminados, la reducción de los plazos de entrega
de productos y otras que son mencionadas en este
documento.
Aclarar Deudas de Impuestos y
Pagos de Seguridad Social. Con relación los
impuestos y pagos por Seguridad Social atrasados,
se deberá renegociar lo antes posible, pactando
cuotas por el período más largo que consiga. El
objetivo de esta medida es evitar el aumento
significativo de la deuda, por la incorporación
de multas e intereses por atraso.
AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
CON REDUCCIÓN DE COSTOS
El objetivo es aumentar la
rentabilidad de las empresas y disminuir algunos
ítems significativos de costos de producción y
administrativos.
Controlar Costos. Tanto en
la producción como en la administración, es
necesaria la obtención de información detallada
y segura sobre el comportamiento de los costos,
para adoptar medidas de reducción y establecer
metas que promuevan la mayor eficiencia de la
empresa. Poseer datos relevantes es el primer paso
para perfeccionar la planificación de cualquiera
empresa. Esta medida será fundamental para poder
atacar correctamente los desperdicios de
materiales, doble trabajo, perdidas de energía y
otros ítems importantes de costos.
Reducir Desperdicio de
Materiales. Se recomienda efectuar un estudio
preciso de las perdidas de materiales que pueden
estar ocurriendo durante el almacenamiento,
traslados o durante el proceso productivo.
Estudios efectuados por la Cámara Nacional de
Industrias de Brasil en 1997, mostraron que en las
micro, pequeñas y medianas empresas, los
desperdicios eran del orden del 3,6% al 5,3% del
total de productos fabricados.
Evitar el Doble Trabajo. De
la misma forma que el desperdicio de materiales,
otro componente de elevación de costos es el
desperdicio de tiempo consumido por el doble
trabajo, es decir, de productos que requieren
pasar otra vez por algunas etapas de producción
para corregir defectos. El control de calidad
durante el proceso debería ser objeto de especial
atención por las empresas.
Reducir Consumo de Energía.
En las pequeñas y medianas empresas es frecuente
la utilización de iluminación y de motores con
capacidad sobre lo necesario, con bajo nivel de
aislamiento y conservación de las líneas de
conducción del vapor. Se recomienda que la
empresa haga un diagnóstico para la corrección
de este problema mirando al uso racional de
energía.
Utilizar Internet. Los
empresarios tienen una baja utilización de
Internet para la búsqueda de información y
negocios. La inversión en equipamientos y acceso
a Internet es bastante baja respecto de los
enormes beneficios que puede traer. Primero,
porque puede significar una reducción de los
costos de las comunicaciones, es más barato
utilizar el Internet que el fax o el teléfono.
Segundo, Internet es una poderosa fuente de
información de negocios. Se recomienda al
pequeño y mediano empresario que dedique algunas
horas por semana para consultar páginas de
informaciones, de asociaciones empresariales, de
instituciones tecnológicas, etc. Esta práctica
le permitirá tomar decisiones basadas en un
número mayor de antecedentes.
PERFECCIONAR LA POLÍTICA DE
VENTAS Y MARKETING
Estas recomendaciones tienen
como objetivo reforzar la presencia de la empresa
en un mercado cada vez más difícil y exigente.
En períodos de crisis, tendrán mejores
posibilidades las empresas que se comuniquen con
mas eficiencia con sus clientes y que ofrezcan
condiciones diferentes, en relación a sus
competidores.
Mejorar Comunicación con
Clientes. Nunca debemos olvidar la importancia
de la comunicación con los clientes. Este es un
momento para que la comunicación sea todavía
más constante y ayude a los clientes a resolver
posibles problemas, pero que, principalmente,
entregue información más confiable sobre el
comportamiento del mercado. Esto tiene una
importancia fundamental para orientar la
programación de la producción y de las compras,
de forma de evitar el exceso de existencias de
productos acabados.
Acortar Plazos de Entrega de
Productos. Cualquier esfuerzo de reducción en
el plazo de entrega de productos, significa
aumentar la velocidad de ingreso de los recursos
financieros. Por lo tanto, este es uno de los
puntos mas importantes para que la empresa consiga
disminuir la presión por capital de trabajo y
para buscar un equilibrio en la ecuación de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Asimismo,
es también una forma de conquistar nuevos
clientes, dado que los compradores estarán
interesados en quien pueda responderles lo más
rápido posible.
Optimizar Servicios de Pre y
Post-venta. Mejorar los servicios antes y
después de realizar la venta es una de las
maneras más eficientes de conquistar y mantener a
los clientes. Esto significa ayudar al cliente
antes de la venta para que reciba antecedentes y
consejos que le permitan escoger los productos
más adecuados a sus necesidades y después de la
venta, que con la debida asistencia, pueda sacar
el mejor provecho del producto que adquirió.
Diferenciar Productos y
Servicios. Dado que los clientes están cada
vez más exigentes, los productos son cada vez de
mejor calidad y los precios más competitivos, un
conjunto de servicios pueden ser los factores que
hagan la diferencia. Las empresas deben estar
permanentemente preocupadas de adjuntar valor a
sus productos y servicios. Por ello, es
imprescindible buscar información sobre el
comportamiento de la competencia, nuevas
tecnologías e ideas creativas que puedan
persuadir a los clientes.
INVERTIR EN CALIDAD Y
TECNOLOGÍA
La preocupación de una empresa
no es sólo superar con éxito los períodos de
dificultades, sino además crear condiciones para
hacerse más competitiva. Un momento de crisis
puede servir para prepararse mejor para el futuro
y nada más recomendable que invertir en calidad y
tecnología.
Fortalcer al Recurso Humano. Una
de las mejores inversiones es la formación de
recursos humanos en el propio lugar de trabajo,
práctica imprescindible para implementar un
programa de reducción de costos y aumentar de
eficiencia, ambas exigencias permanentes de un
mercado cada vez más competitivo.
Para bajar costos, incluso es
posible utilizar a un empleado bien preparado o
con mayor experiencia para entrenar a los demás,
junto con aprovechar los beneficios tributarios
que se ofrecen para esta actividad. Además, se
sugiere hacer uso de manuales y de libros
disponibles en las librerías u obtenidos vía
correo. Estas publicaciones traen una serie de
técnicas y herramientas que pueden aumentar la
calidad y la productividad de las empresas.
Estrechar Relación con
Proveedores. Mejorar la relación con los
proveedores implica aumentar el flujo de
información, que le permitirá desde una mejor
utilización de las materias primas y de los
componentes, hasta establecer un proceso más
racional de entregas de los lotes, posibilitando
una reducción de las necesidades de capital de
trabajo. Una práctica importante, pero poco
utilizada, es definir anticipadamente con los
proveedores los criterios para aceptar los
materiales adquiridos y registrar los resultados
obtenidos para retroalimentar a los proveedores.
Fidelizar a los Clientes. Una
de las principales conquistas de una empresa es la
fidelidad de sus clientes, la cual se obtiene
principalmente perfeccionando la forma de
relacionarse con ellos. Es fundamental implementar
procedimientos para escuchar periódicamente a los
clientes, para conocer sus necesidades,
expectativas y registrar sugerencias de mejora de
los productos. Otro procedimiento clave es
utilizar los reclamos recibidos como información
relevante para la mejoría de procesos y
productos.
Aumentar el Compromiso y
Participación de los Empleados. Los empleados
pueden convertirse en una fuente valiosa para
mejorar la calidad de los productos y reducir los
costos. Una de las maneras mas simples y de bajo
costo, pero que da buenos resultados, es
estimularlos y premiarlos por la presentación de
sugerencias que signifiquen reducción de
desperdicios, disminución de consumo de materias
primas y de energía, aumento de la producción de
máquinas y equipamientos y mejoría de la calidad
de los productos. Prueba de esto es la
participación de cerca de 1.000 empresas en el
Premio de la Cámara Nacional de Industrias de
Brasil de Incentivo a la Calidad y Productividad,
que ha proporcionado casi 80.000 sugerencias de
empleados por año. Con esta práctica gana la
empresa y los empleados, además de construir un
ambiente de trabajo más motivador.
CONCLUSIÓN
Los avances y beneficios que
pudieran ser alcanzados por una empresa con estas
prácticas, son conquistas importantes, que
contribuyen a desarrollar alianzas con sus
proveedores y clientes, pero que no son
suficientes para asegurar su competitividad.
Además, es necesario perseverar y adoptar
paulatinamente nuevos métodos y prácticas
gerenciales para la obtención continua de mejores
estándares de eficiencia y excelencia.
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